Procesų skaitmeninimo pasiutpolkė: kaip ji pakeitė 2021-uosius?

Pastaraisiais metais verslo procesų skaitmeninimas įgavo pagreitį. Jei pandemijos pradžioje, visiems darbams persikėlus į nuotolį dokumentų pasirašymas el. būdu patyrė didžiulį populiarumą, skaičiai rodo, kad tai nestoja iki šiol. Kasmet dokumentų, pasirašytų el. parašu, skaičiai dvigubėja ar netgi trigubėja. Tai tampa tendencija ir suponuoja nuomonę, kad verslai ryžtasi sukti tvaresniu, laiko ir piniginių kaštų taupymo keliu.

El. parašu pasirašomų dokumentų skaičius išaugo net 160 proc.

Taip, skaitmenizacija išties prisideda prie taip dažnai organizacijose linksniuojamo tvarumo, tačiau sutikite – kad skaitmenizacija būtų tvarumo varomoji jėga, ji turi būti aktyviai valdoma. Nepamirškime ir to, kad planuojant ir vykdant skaitmenizavimo procesus būtų įtraukti įmonės darbuotojai, tiekėjai, klientai ar verslo partneriai – procesai vyks tvariau, jei dirbsite kartu, o ne pavieniui.

„Skaičiuojame, kad per 11 šių metų mėnesių Baltijos šalyse elektroniniu būdu dokumentai buvo pasirašyti daugiau nei pustrečio karto dažniau, nei pernai tokiu pačiu laikotarpiu. Taip pat, buvo išsaugotas 9 684 221 popieriaus lapas, o tai yra apie 152 tūkst. kilogramų medienos (apie 1 200 medžių). Ir visa tai – dokumentų pasirašymo el. parašu nuopelnas”, – patirtimi dalinasi Kristina Gabrilavičiūtė, „Dokobit“ pardavimų ir verslo plėtros vadovė.

K. Gabrilavičiūtė pastebi, kad taip išaugusią paklausą sudaro ir tie verslai, kurie ir iki šiol naudojosi el. dokumentų pasirašymo galimybe, ir naujai atradę nuotolinio pasirašymo įrankius. Organizacijose, kuriose el. parašas – ne naujiena, šiuo laikotarpiu el. būdu pasirašomų dokumentų skaičius augo dėl paprastos priežasties – jei anksčiau dokumentai el. parašu būdavo pasirašomi tik su klientais, siekiant suteikti jiems geresnę patirtį ir tuo pačiu sutaupyti laiko, dabar atsirado poreikis nuotoliniu būdu dokumentus pasirašinėti ir įmonės viduje, ir su tiekėjais. Tuo tarpu kita dalis anksčiau dokumentus pasirašinėdavo ranka. Daugiausia tai įvairios institucijos, kai klientai ateidavo į aptarnavimo skyrių arba dokumentai būdavo pristatomi fiziškai. Fiziniams kontaktams sumažėjus, dokumentų pasirašymo poreikis išlieka. Tai patvirtina ir skaičiai – per 11 2021-ųjų mėn. lyginant su 11 2020-ųjų mėn. Baltijos šalyse naujai atradusių el. pasirašymą skaičius išaugo beveik 2 kartus.

Dokumentų pasirašymas el. parašu nuotoliniu būdu prieinamas visiems

Kurį laiką reikalus tvarkyti fiziškai buvo kone neįmanoma, todėl visai nenuostabu, jog pandemijai įsisiūbuojant, skaitmeninių įrankių panaudojimo statistika smarkiai šoktelėjo. Kuo toliau, tuo tvirčiau procesų skaitmeninimas tampa nauju standartu – akivaizdu, kad tai patogesnis, tvaresnis, laiką ir kaštus taupantis darbų vykdymo modelis.

Vien naudomis apvainikuotas ir dokumentų pasirašymas el. parašu – norint pradėti tai daryti, nereikia keisti fizinės vietos. Tai galima paprastai atlikti nuotoliniu būdu, pvz., su „Smart-ID“ programėle.

Įdomu tai, kad „Smart-ID“ programėlės, kaip vieno pagrindinių dokumentų pasirašymo įrankių, populiarumas vis dar sparčiai auga. 11 2021-ųjų mėn. lyginant su 11 2020-ųjų mėn. „Smart-ID“ programėle vėl buvo pasirašoma dažniausiai – ja dokumentai šiais metais buvo pasirašomi beveik tris su puse kartų dažniau nei pernai. Antra pagal populiarumą dokumentų pasirašymo el. būdu priemonė – mobilusis parašas – taip pat neatsilieka. Jo populiarumas išaugo daugiau nei du kartus.

El. pasirašymo sprendimų teikėjas: kaip išsirinkti?

Procesų skaitmeninimas verslams kartais gali sukelti nemažai galvos skausmo. Kad to išvengtume, reikėtų atkreipti dėmesį į esminius paslaugų aspektus: saugumą, tvarumą, paprastumą, pažangumą, papildomas sąlygas.

Pasak K. Gabrilavičiūtės, „Dokobit“ pardavimų ir verslo plėtros vadovės, renkantis el. pasirašymo sprendimų teikėją, reiktų peržvelgti paprasčiausią kontrolinį klausimų sąrašą. Pavyzdžiui, ar teikėjas užtikrina nepertraukiamą paslaugų prieinamumą? Ar leidžia kurti ir patvirtinti kvalifikuotus el. parašus, atitinkančius „eIDAS” reglamento, apibrėžiančio elektroninio parašo naudojimą Europoje, reikalavimus? Ar vidinės sistemos ir verslo procesai atitinka tarptautiniu mastu pripažintus informacijos saugumo valdymo standartus? Ar palaikomi dokumentų formatai ir dydžiai, kuriuos reikia pasirašyti? Ar yra pakankamai įvairių pasirašymo ir papildomų dokumentų valdymo įrankių? Ar pasirašymo metu suformuojama kvalifikuota laiko žyma? Jei į šiuos klausimus atsakote teigiamai, panašu, kad radote patikimą el. parašu paremtų sprendimų teikėją.

Pastarieji pora metų verslams buvo tikras pasivažinėjimas amerikietiškais kalneliais – daugelis turėjo suskubti perkelti savo paslaugas į skaitmeninę erdvę, kiti – skaitmenizuoti kuo daugiau savo kasdienių procesų. Procesų skaitmeninimas ne tik sparčiai įgauna pagreitį, bet vis dažniau tampa nauja norma. Kaip ir bet koks esminis verslo veikimo pokytis, procesų skaitmeninimas turi būti vykdomas strategiškai. Tai reiškia, kad būtina išsigryninti savo poreikius, išmanyti rinkos vystymąsi ir rasti geriausias alternatyvas, suteiksiančias daugiausiai naudos svarbiausiems žmonėms jūsų versle – klientams. Skaitmeninės technologijos gali palaikyti tvarų vystymąsi ir atverti iki šiol neišnaudotą potencialą daugelyje sričių. Augantys skaičiai tai tik patvirtina – skaitmeninė transformacija daro didelį teigiamą poveikį verslui, o toks poveikis našumui ir kokybei suteikia papildomos vertės ir pačioms paslaugoms.